Voor de werkgever: omgaan met het overlijden van een collega

Verwacht of onverwacht: het overlijden van een collega laat hoe dan ook zijn sporen na op de werkvloer. Er mist niet alleen iemand op zakelijk vlak, ook verliezen veel collega's hiermee een vriend of vriendin. Hoe reageer je hier als werkgever op en hoe ga je hier op een goede manier mee om binnen het bedrijf? Hieronder lees je een aantal tips en adviezen. Sommige punten zijn bedoeld voor grotere bedrijven, maar de meeste tips zijn ook bruikbaar in kmo’s.

Controleer of het bericht klopt en bepaal de communicatiestrategie

Controleer altijd eerst of het bericht klopt. Als alles erop wijst dat de collega effectief overleed, is het verstandig om met de directie te overleggen hoe je dit gaat communiceren aan de werknemers.

Stel een protocol op

In grotere bedrijven bestaat er meestal een protocol. Ga na of dit er is en wat de richtlijnen zijn. Als het nog niet bestaat binnen het bedrijf, kun je er voor kiezen om een protocol op te stellen, waarin je op papier zet hoe er binnen het bedrijf gehandeld dient te worden wanneer er een collega overlijdt. We raden je aan om een dergelijk protocol op te stellen samen met de bedrijfsarts, de hr-afdeling of een persoon die hierin gespecialiseerd is.

Open communicatie: maak het bespreekbaar

Zorg voor open communicatie binnen het bedrijf. Overleed een collega? Ga het niet uit de weg, maar bespreek deze gebeurtenis met het hele team. Organiseer bijvoorbeeld een middag waarbij je iedereen samen laat komen. Laat iedereen die daar behoefte aan heeft een woordje doen. Je zult zien dat mensen het fijn vinden om hun gevoelens te delen met elkaar. Ook zul je merken dat anderen misschien liever niet spreken. Dat is ook oké. Zij vinden het aangenamer om te luisteren en ook dat is een vorm van omgaan met verdriet.

Zorg voor een vaste contactpersoon

Het is belangrijk dat de leidinggevende aanduidt wie het schrijven van de e-mails over het overlijden opneemt. Het is verstandig om dit neer te leggen bij één persoon, misschien iemand van hr, zodat er sprake is van een vast contact. Ook is het belangrijk dat je hem of haar vertelt wat er gecommuniceerd moet worden en hoe, om misverstanden te voorkomen.

Contact opnemen met de nabestaanden

Neem contact op met de nabestaanden om na te gaan of collega's aanwezig mogen zijn bij de uitvaart. Vraag ook naar de mogelijke betrokkenheid die zij eventueel van het bedrijf verwachten. Mogen er collega's aanwezig zij bij het moment van afscheid? Communiceer dit dan tijdig naar je werknemers en praat ze ook bij over een eventuele dresscode en regels die je van de familie hebt doorgekregen.

Condoleancemogelijkheid organiseren

Organiseer een condoleancemogelijkheid op de werkvloer. Leg een rouwboek bijvoorbeeld. Hebben jullie op het werk een speciale bedrijfskrant of intranetpagina? Zorg er dan voor dat er een mooie rouwadvertentie geplaatst wordt. Ook kun je vanuit het bedrijf een rouwadvertentie in de (plaatselijke) krant plaatsen.

Herdenkingsplek

Je kunt er als werkgever voor kiezen om binnen het bedrijf een herdenkingshoekje in te richten. Zo houd je deze persoon op een mooie manier 'in leven' en geef je collega's de mogelijkheid om zo nu en dan iets neer te leggen als zij hier behoefte aan hebben. Betrek alle werknemers bij dit initiatief, zodat zij mee kunnen nadenken over de inrichting ervan.

Denk na over de opvang van werknemers, ook op lange termijn

Denk ook na over de opvang van werknemers die bijvoorbeeld heel hecht samenwerkten met de collega die is overleden. De ene persoon zal er makkelijker mee omgaan dan de andere. Als iemand aangeeft dat hij/zij niet zo goed hoe met de situatie om te gaan, is het belangrijk dat je hem kunt doorverwijzen naar bijvoorbeeld een bedrijfsarts. Ook in een later stadium.

Taken onderverdelen & agenda checken

Niet de meest fijne taak, maar het moet wel op tijd gebeuren: het zo snel mogelijk oppakken van de taken waar de overleden collega zich mee bezig hield. Maak een overzicht van alle taken en verdeel ze op een zo logisch mogelijke manier onder de andere collega's. Kijk ook in de agenda of er nog lopende afspraken ingepland staan die je moet afzeggen en of er mensen buiten het bedrijf zijn waar hij of zij mee samenwerkte die je moet informeren.

Overlijden van een collega & praktische zaken

Het uitkeren van het maandsalaris en het formeel beëindigen van het dienstverband moet opgevolgd worden en het overlijden moet ook aan de verzekeraar gemeld worden. Ook dit zijn niet de meest prettige dingen om af te handelen, maar het is wel belangrijk dat het gedaan wordt. Niet alleen voor jou als werkgever, maar ook voor de familie.

Bron: Landelijke Stichting Rouwbegeleiding & MT.nl