Tips voor een informele condoleance

Bij een uitvaart is het gebruikelijk dat de genodigden de nabestaanden condoleren. Vaak ontstaat er organisch een rij van mensen tijdens of na de dienst. Niet iedereen vindt dit echter fijn. Maar hoe kun je zo een formele rij voorkomen en zorgen voor een informeel samenzijn, waar gepraat, gelachen en gehuild kan worden? Wij delen een aantal tips voor het aansturen van een informele condoleance.

4 x Tips voor een informele condoleance

1. Vermeld het in de uitnodiging 

Laat de gasten van tevoren weten hoe de invulling van de uitvaart er in grote lijnen uit zal zien. Laat hen ook vooral weten wat je fijn vindt. Je hoeft niet direct te zeggen dat je niet wilt dat er een rij ontstaat, maar geef in de rouwkaart bijvoorbeeld aan dat iedereen welkom is voor een hapje en drankje ná de dienst om samen op het leven van de overledene te proosten. Dit kan bijvoorbeeld bij een bijzondere locatie. De kans is groot dat je hiermee de formele sfeer van de plechtigheid wegneemt. Het is voor je gasten dan ook makkelijker om met elkaar te praten en je kunt eventueel zelf naar de gasten toe lopen.

2. Bij binnenkomst 

Laat het de genodigden weten voordat ze de zaal van de uitvaart betreden. Als je de mensen verwelkomt, geef dan gelijk aan wat de bedoeling is na de ceremonie. Geef aan dat je alle condoleances waardeert, maar dat je liever geen rij wilt creëren in de zaal. Je kunt deze taak aan de uitvaartondernemer en/of de werknemers van het uitvaartcentrum of de locatie laten uitvoeren. Zij kunnen bij binnenkomst korte instructies geven. De uitvaartondernemer kan bij het openingswoord nog een keer vriendelijk benadrukken wat de wensen van de nabestaanden zijn met betrekking tot de condoleance. Of laat een mooi opgemaakt bord plaatsen bij de ingang waar dit netjes op vermeld staat.

3. Bepaal de sfeer van tevoren 

Geef van tevoren aan wat voor sfeer je wilt hebben bij de uitvaart. Spreek dit bijvoorbeeld af met het uitvaartcentrum en met degene die de uitvaart begeleidt. Zorg ervoor dat zij weten dat je geen formele condoleance wilt en bespreek al je wensen en voorkeuren. Vraag bijvoorbeeld om de gasten na de ceremonie direct te begeleiden naar de condoleanceruimte. Hierbij kun je aangeven dat er straks een moment komt waarop er tijd is voor de gasten om de nabestaanden te condoleren. 

4. Een schriftelijke condoleance 

Bij een schriftelijke condoleance denken veel mensen meteen aan een condoleance boek. Hoewel dit een goed idee is, kan dit ook zorgen voor een rij. Een goed alternatief hiervoor zijn losse kaartjes. Zo kan iedere gast op zijn eigen plek in alle rust iets opschrijven, waardoor er geen rij ontstaat. Na de uitvaart kun je de kaartjes bundelen tot een condoleance boek of verzamelen in een daarvoor bestemde pot of kistje. Of maak een gedenkpagina aan en zet de url of een QR code naar deze pagina op de rouwkaart. Zo kan iedereen die dat wil online medeleven betuigen en hier alle tijd voor nemen. De online teksten en foto's kun je samenvoegen tot een online condoleace boek, maar je kunt er ook voor kiezen om het te laten drukken in boekvorm. Zo heb je alsnog een fysiek condoleance boek.